रेलवे कर्मचारियों के नाम में शुरुआती अक्षर बनाम पूरा नाम: RBE 62/2026 में रिटायरमेंट के समय नाम के मेल की नई व्यवस्था और एफिडेविट का तरीका

जिन रेलवे कर्मचारियों के नाम उनकी सर्विस बुक/रिकॉर्ड में शुरुआती अक्षरों (initials) के साथ दर्ज हैं, जैसे “आर. के. शर्मा”, जबकि PAN, आधार और बैंक रिकॉर्ड में पूरा नाम है, जैसे “राजेश कुमार शर्मा”, उनके लिए रिटायरमेंट के समय यह फर्क परेशानी बन जाता है। रेलवे बोर्ड ने 23.07.2026 को RBE 62/2026 जारी करके ऐसे मामलों में नाम के मिलान और सर्विस रिकॉर्ड में पूरा नाम दर्ज करने की प्रक्रिया निर्धारित की है। नीचे आदेश में जो लिखा है, वही सरल हिंदी में है।

समस्या क्या है

आदेश के अनुसार रेलवे बोर्ड के ध्यान में यह बात आई कि जिन कर्मचारियों के नाम सर्विस बुक/रिकॉर्ड में शुरुआती अक्षरों के साथ दर्ज हैं, उन्हें रिटायरमेंट के समय दिक्कत होती है, क्योंकि PAN, आधार और बैंक रिकॉर्ड में उनका पूरा/विस्तारित नाम होता है। कई मामलों में कर्मचारियों को सिर्फ PPO (पेंशन पेमेंट ऑर्डर) बनवाने और रिटायरमेंट के लाभ निपटाने के लिए सरकारी गजट में औपचारिक नाम-परिवर्तन प्रकाशित कराना, एफिडेविट देना या आधार में बदलाव कराना पड़ता था।

मुख्य फैसला

आदेश के पैरा 2 के अनुसार अब शुरुआती अक्षरों का विस्तार, अगर दस्तावेजी सबूत से साबित हो, तो उसे नाम-परिवर्तन का अनुरोध नहीं माना जाएगा। यानी “आर. के. शर्मा” से “राजेश कुमार शर्मा” करवाना अब नाम बदलना नहीं, सिर्फ नाम का विस्तार गिना जाएगा।

मुख्य बातें

• शुरुआती अक्षरों वाले नाम को एक बार (one-time basis) सर्विस बुक/रिकॉर्ड में पूरा/विस्तारित नाम दर्ज कराया जा सकता है।

• इसके लिए PAN, आधार, पासपोर्ट, वोटर ID कार्ड, ड्राइविंग लाइसेंस या राशन कार्ड जैसे सरकारी पहचान दस्तावेजों में से कोई दस्तावेज और तय Annexure-I फॉर्मेट में नोटरी पब्लिक से सत्यापित एफिडेविट देना होगा।

• इस तरह दर्ज किया गया पूरा नाम सिर्फ शुरुआती अक्षरों का विस्तार माना जाएगा, नाम-परिवर्तन नहीं।

• दस्तावेजी सबूत से पहचान साफ हो तो नाम के क्रम (first/middle/last) में भी विस्तार किया जा सकता है।

• विस्तारित/पूरा नाम शुरुआती अक्षरों वाले नाम के साथ-साथ सर्विस बुक/रिकॉर्ड में दर्ज रहेगा, पुराना नाम हटेगा नहीं। HRMS में भी जब सुविधा उपलब्ध हो, उपयुक्त एंट्री होगी।

• जिस कर्मचारी के दोनों नाम, शुरुआती अक्षरों वाला और पूरा, सर्विस रिकॉर्ड में दर्ज हों, उसके PPO में कौन-सा नाम जाएगा, यह कर्मचारी खुद चुन सकता है, बशर्ते सबूत और एफिडेविट दिया हो।

छोटी-मोटी गड़बड़ियाँ (माइनर डिस्क्रेपेंसी)

आदेश के भाग D के अनुसार इन मामलों में भी, नोटरी से तस्दीक़ एफिडेविट देकर कि अलग-अलग रूप एक ही व्यक्ति के हैं, पहचान PPO और निपटान के लिए मान ली जा सकती है:

• शुरुआती अक्षर या संक्षिप्त रूप का इस्तेमाल

• पहचान पर असर न डालने वाली मामूली स्पेलिंग भिन्नता

• पहले नाम, बीच के नाम और सरनेम के क्रम में अंतर

नए और मौजूदा कर्मचारियों के लिए अनिवार्यता

• शुरुआती अक्षरों वाले नाम के सभी नए नियुक्त कर्मचारियों को ज्वाइनिंग के समय तय फॉर्मेट के नोटरी एफिडेविट से अपना पूरा नाम देना होगा।

• शुरुआती अक्षरों वाले नाम के मौजूदा कर्मचारियों को भी एफिडेविट से अपना पूरा नाम देना होगा।

• संबंधित पर्सनल ब्रांच यह सुनिश्चित करेगी कि पूरा नाम सर्विस बुक/रिकॉर्ड, HRMS और रेलवे प्रशासन के बाकी संबंधित रिकॉर्ड में शुरुआती अक्षरों वाले नाम के साथ दर्ज हो।

HRMS में बदलाव

आदेश के भाग F के अनुसार CRIS (Centre for Railway Information Systems) HRMS में ‘Employees’ full name without initials’ नाम से एक अलग फील्ड बनाएगा, सिर्फ रिकॉर्ड के लिए, ताकि कर्मचारी चाहे तो PPO बनाते समय इसका इस्तेमाल हो सके। आदेश में इसकी कोई समय-सीमा नहीं दी गई, सिर्फ “जब सुविधा उपलब्ध हो” लिखा है।

बचाव के लिए सलाह: जॉइंट बैंक खाता खोलते समय

आदेश के भाग G के अनुसार रिटायरमेंट से कुछ पहले कर्मचारी अक्सर पेंशन और निपटान की राशि के लिए जीवनसाथी के साथ जॉइंट बैंक खाता खोलते हैं। ऐसे खाते खोलते समय Staff & Welfare Inspectors (S&WIs) को कर्मचारियों को सलाह देनी है कि वे सर्विस बुक/रिकॉर्ड, PAN, आधार और बैंक रिकॉर्ड में अपने नाम में एकरूपता रखें। आदेश कहता है कि ऐसी समय पर दी गई सलाह से रिटायरमेंट के समय नाम के मेल न खाने के मामले और औपचारिक नाम-परिवर्तन या एफिडेविट की जरूरत काफी हद तक घट जाएगी।

एफिडेविट में क्या-क्या भरना है (Annexure-I का सार)

Annexure-I के एफिडेविट फॉर्मेट में कुल आठ घोषणाएँ हैं। नीचे उनका सार है, शब्द-ब-शब्द प्रति नहीं; असल एफिडेविट भरते समय PDF के Annexure-I का सही शब्दों वाला फॉर्मेट ही इस्तेमाल करें:

• सर्विस बुक/सर्विस रिकॉर्ड में दर्ज अपना नाम।

• PAN, आधार, पासपोर्ट, वोटर ID कार्ड, ड्राइविंग लाइसेंस, राशन कार्ड या बैंक रिकॉर्ड के अनुसार अपना पूरा नाम।

• यह घोषणा कि दोनों नाम एक ही व्यक्ति, यानी खुद एफिडेविट देने वाले, के हैं और पहचान में कोई अंतर नहीं है।

• यह अनुरोध कि सर्विस बुक/सर्विस रिकॉर्ड में उसका पूरा नाम दर्ज किया जाए।

• यह वचन कि अनुरोध किया गया नाम पेंशन लाभों, PPO बनाने और संबंधित निपटान के लिए अंतिम माना जाएगा।

• यह वचन कि सर्विस बुक/सर्विस रिकॉर्ड और PPO में पूरा/विस्तारित नाम दर्ज होने से उसकी पहचान को लेकर कोई विवाद नहीं उठेगा।

• यह जिम्मेदारी कि इस घोषणा-पत्र से उत्पन्न किसी भी विसंगति, दावे, विवाद, मुकदमे या परिणाम की पूरी जिम्मेदारी वह खुद लेगा, और रेलवे प्रशासन को इसके लिए जिम्मेदार नहीं ठहराएगा।

• यह वचन कि इन निर्देशों के तहत दर्ज किए गए पेंशन-संबंधी नाम में वह आगे कोई और बदलाव नहीं माँगेगा।

नोटरी सत्यापन: आठों घोषणाओं के बाद एफिडेविट पर Notary Public के हस्ताक्षर और मुहर जरूरी हैं। एफिडेविट नोटरी के सामने सत्यापित कराया जाना चाहिए।

ध्यान दें: आदेश के भाग A(ii) में “सरकारी पहचान दस्तावेज” के रूप में PAN, आधार, पासपोर्ट, वोटर ID, ड्राइविंग लाइसेंस और राशन कार्ड गिनाए गए हैं; बैंक रिकॉर्ड इस सूची में नहीं है। Annexure-I के पैरा 2 में पूरे नाम के प्रमाण के लिए बैंक रिकॉर्ड को भी शामिल किया गया है। ये दोनों सूचियाँ अलग-अलग मकसद की हैं, इन्हें एक ही अनिवार्य सूची न समझें।

इस आदेश में क्या साफ नहीं है

• HRMS में नई फील्ड कब तक बनेगी, इसकी कोई तारीख आदेश में नहीं है। अपने जोन से इसकी स्थिति पूछें।

• जिन कर्मचारियों का PPO पहले ही बन चुका है, उनके मामले में यह प्रक्रिया कैसे लागू होगी, आदेश में साफ नहीं है।

• पेंशनर की मृत्यु के बाद परिवार/आश्रित पेंशन के मामलों में नाम के मेल की यही प्रक्रिया चलेगी या अलग, यह आदेश में नहीं बताया गया।

• अगर किसी कर्मचारी के पास आदेश में गिनाए गए पहचान दस्तावेजों में से कोई भी पूरे नाम के साथ उपलब्ध न हो, तो क्या विकल्प है, यह आदेश में नहीं है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या इससे मेरा नाम कानूनी तौर पर बदल जाएगा?

नहीं। आदेश के अनुसार शुरुआती अक्षरों का विस्तार नाम-परिवर्तन नहीं माना जाएगा, और इसके लिए गजट प्रकाशन की जरूरत नहीं है।

क्या मुझे गजट में नाम बदलवाना होगा?

नहीं, इस प्रक्रिया के लिए नहीं। आदेश का मकसद ही यह है कि सिर्फ PPO बनाने और निपटान के लिए गजट प्रकाशन जैसी औपचारिक प्रक्रिया से बचा जा सके।

एफिडेविट किससे तस्दीक़ कराना है?

नोटरी पब्लिक से। एफिडेविट का फॉर्मेट आदेश के Annexure-I में दिया है।

क्या मौजूदा कर्मचारियों को भी एफिडेविट देना अनिवार्य है?

हाँ, आदेश के भाग E के अनुसार शुरुआती अक्षरों वाले नाम के मौजूदा कर्मचारियों को भी एफिडेविट देकर अपना पूरा नाम दर्ज कराना है।

PPO में कौन-सा नाम जाएगा?

अगर आपके रिकॉर्ड में दोनों नाम दर्ज हैं, तो आप खुद चुन सकते हैं कि PPO में कौन-सा नाम जाए, एफिडेविट और सबूत के साथ।

नाम के क्रम में अंतर हो, जैसे पहले और बाद का नाम उलटा हो, तो क्या करें?

भाग D के अनुसार अगर अंतर सिर्फ शुरुआती अक्षरों, मामूली स्पेलिंग भिन्नता या नामों के क्रम का है, तो तय फॉर्मेट में नोटरी एफिडेविट देकर PPO और निपटान के मकसद से पहचान स्थापित की जा सकती है। यह सुविधा सिर्फ इसी सीमित मकसद के लिए है, हर तरह की नाम-गड़बड़ी के लिए गजट या कोई और कानूनी प्रक्रिया खत्म नहीं हो गई है।

इस लेख के स्रोत: रेलवे बोर्ड का RBE 62/2026, पत्र संख्या E(G)2026/FR1/1, दिनांक 23.07.2026, हस्ताक्षर S. K. Roy, Dy. Director/Estt.(G), Railway Board, विषय “Reconciliation of names with Service Records for the purpose of settlement of Railway employees”।

यह जानकारी रेलवे बोर्ड के आदेश पर आधारित है और केवल जानकारी के लिए है। आदेश मूल रूप से अंग्रेजी में है; बोर्ड का हिंदी संस्करण “जल्द आएगा” लिखा है, जो हमने इस पोस्ट के लिए नहीं देखा। “क्या साफ नहीं है” वाला हिस्सा हमारा है, आदेश का हिस्सा नहीं। एफिडेविट का सही फॉर्मेट और भाषा मूल PDF के Annexure-I से ही लें। अंतिम निर्णय रेलवे प्रशासन और लागू नियमों पर निर्भर है। अपने मामले की पुष्टि अपनी कार्मिक शाखा से जरूर करें।